Jouw data, helder geregeld

Laatst bijgewerkt: juli 2026

Dit privacybeleid beschrijft hoe MyDentApp ("wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt via de praktijkmanagement-app op mydentapp.nl (hierna: "de Applicatie"). De Applicatie wordt als dienst aangeboden aan tandartspraktijken. Elke praktijk is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar eigen medewerkers; MyDentApp treedt op als verwerker namens de praktijk.

1. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

De aangesloten tandartspraktijk is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in de Applicatie verwerkt. MyDentApp levert en beheert de Applicatie en treedt op als verwerker. We sluiten met elke praktijk een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) die de afspraken over gegevensverwerking vastlegt. Contact: info@mydentapp.nl, Amsterdamsestraatweg 346, 3551 CV Utrecht.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Medewerkersgegevens: naam, e-mail, telefoonnummer, rooster, salaris- en arbeidstijdgegevens, en — waar nodig — BSN en IBAN voor de salarisadministratie van de praktijk.
• Patiëntgerelateerde gegevens: alleen voor zover noodzakelijk voor interne taken zoals follow-up en agendabeheer. Patiëntdossiers blijven primair in het elektronisch patiëntendossier (EPD) van de praktijk, niet in deze Applicatie.
• Inhoud voor sociale media: door de praktijk geschreven of door AI gegenereerde teksten en afbeeldingen die gepland of gepubliceerd worden op de eigen kanalen van de praktijk.
• Toegangs- en gebruiksregistraties: IP-adres, browsergegevens en tijdstip van handelingen — voor beveiliging, een controlespoor en foutopsporing.

3. Doel en grondslag van de verwerking

We verwerken persoonsgegevens om de dagelijkse praktijkvoering te organiseren: personeelsadministratie, salarisverwerking, planning, voorraad, financiën, en het publiceren van content op de eigen kanalen van de praktijk. De grondslag is, afhankelijk van het gegeven: (a) uitvoering van een arbeidsovereenkomst, (b) een wettelijke verplichting (bijv. loonadministratie, fiscale bewaarplicht), (c) gerechtvaardigd belang (interne organisatie, beveiliging), of (d) toestemming waar van toepassing.

4. Waar staat je data?

De Applicatie en alle praktijkdata worden gehost binnen de Europese Unie. We dragen geen persoonsgegevens over naar landen buiten de EER zonder passende waarborgen.

Belangrijk voor jouw veiligheid én die van je patiënten: elke praktijk heeft een volledig eigen, afgeschermde database. Gegevens van de ene praktijk zijn technisch gescheiden van die van een andere — er is geen gedeelde opslag waarin praktijken elkaars data kunnen zien.

5. Beveiliging

We nemen de beveiliging van jouw gegevens serieus en passen onder meer de volgende maatregelen toe:

• Versleuteling onderweg: alle communicatie verloopt via TLS/HTTPS.
• Versleuteling in rust: gevoelige velden zoals BSN, IBAN en koppeltokens worden versleuteld in de database opgeslagen.
• Isolatie per praktijk: een eigen database per praktijk, zodat data nooit tussen praktijken kan lekken.
• Toegangsbeheer: persoonlijke wachtwoorden, rolgebaseerde rechten, en optionele tweestapsverificatie (2FA).
• Controlespoor: belangrijke handelingen worden vastgelegd, zodat herleidbaar is wie wat wanneer deed.
• EU-hosting & back-ups: gehost binnen de EU, met regelmatige back-ups voor herstel bij calamiteiten.
• Minimale toegang: alleen geautoriseerd personeel heeft toegang, en alleen voor zover nodig.

6. Sub-verwerkers

Voor het leveren van de Applicatie schakelen we een beperkt aantal sub-verwerkers in. We selecteren deze zorgvuldig en leggen een verwerkersovereenkomst met hen vast. Dit is dezelfde lijst als in de verwerkersovereenkomst:

• Hosting — Hetzner Online GmbH (EU-datacenters) voor het draaien van de Applicatie, alle praktijkdatabases en de dagelijkse back-ups.
• Betalingen — Mollie B.V. (Nederland) voor het verwerken van abonnementsbetalingen (facturatiegegevens van de praktijk, géén patiëntgegevens).
• E-mail — Resend, Inc. (Verenigde Staten) voor transactionele berichten (uitnodigingen, wachtwoord-resets, facturen, meldingen), onder passende waarborgen (EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen). Dit is de enige sub-verwerker buiten de EER; alle hosting en opslag van praktijkdata blijft binnen de EU.
• Support-mailbox — Cloud86 B.V. (Nederland) voor de mailbox waarin correspondentie met praktijken binnenkomt.

Koppelt een praktijk zélf een social-media-account (Meta — Facebook/Instagram — of TikTok) om eigen inhoud te publiceren, dan verwerkt dat platform die inhoud onder de eigen voorwaarden tussen de praktijk en dat platform. Dat is een integratie die de praktijk zelf kiest en activeert — geen sub-verwerker die MyDentApp inschakelt.

7. Bewaartermijnen

• Medewerker-, loon- en arbeidstijdgegevens: tot maximaal 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Toegangsregistraties: maximaal 12 maanden.
• Foutmeldingen en diagnostische gegevens: maximaal 6 maanden.
• Bij beëindiging van het abonnement: je data is exporteerbaar en wordt na een redelijke termijn verwijderd.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, en je gegevens in een gestandaardiseerde vorm te ontvangen (dataportabiliteit). De Applicatie biedt hiervoor ingebouwde export- en verwijderfuncties.

Verzoeken over gegevens binnen een praktijk richt je aan de praktijk zelf; vragen over de Applicatie aan info@mydentapp.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We reageren binnen 30 dagen.

9. Datalekken

Mocht er ondanks onze maatregelen een datalek optreden, dan handelen we volgens de AVG: we beoordelen het lek, beperken de schade, en melden — waar vereist — binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren de betrokken praktijk(en) zo snel als redelijkerwijs mogelijk is.

10. Cookies

Onze website en de Applicatie plaatsen alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken — bijvoorbeeld om je sessie en aanmelding te onthouden en om formulieren te beveiligen (CSRF). Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. We gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies en delen geen cookiegegevens met derden voor marketingdoeleinden. Mocht dat in de toekomst veranderen, dan vragen we daarvoor vooraf je toestemming.

11. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid wijzigen als de Applicatie verandert of als wet- en regelgeving dat vereist. De meest recente versie staat altijd op mydentapp.nl/privacy.

12. Contact

Voor vragen over dit beleid: info@mydentapp.nl.