BIG- en KRT-herregistratie voor het hele team bijhouden: zo raak je niets kwijt

Elke tandarts kent wel een verhaal van een collega die zijn BIG-herregistratie te laat indiende — en opeens formeel geen tandarts meer was. Voor een individuele zorgverlener is dat al vervelend; voor een praktijkhouder met vijf, tien of twintig geregistreerde zorgverleners in het team is het een bedrijfsrisico. Een verlopen registratie betekent: niet meer zelfstandig behandelen, agenda's omgooien, patiënten verzetten.

Het goede nieuws: dit is een van de makkelijkst te voorkomen problemen in de hele praktijkvoering. Je moet het alleen wél organiseren.

Wie moet wat? Het overzicht

De les uit deze tabel: "herregistratie bijhouden" is voor een praktijk breder dan alleen BIG. Ook certificaten van assistenten (röntgenbekwaamheid!), KRT/KRM-punten en bijvoorbeeld BHV- en reanimatiecertificaten hebben vervaldatums. Het is één en hetzelfde probleem: aflopende geldigheid die niemand actief in de gaten houdt.

De BIG-werkervaringseis voor tandartsen

Voor tandartsen geldt bij herregistratie een werkervaringseis van 2.080 uur binnen de vijf jaar voorafgaand aan de herregistratiedatum — gemiddeld ongeveer 8 uur per week. Belangrijke details:

• Alleen uren tellen die je werkte terwijl je BIG-geregistreerd was, en binnen het deskundigheidsgebied van de tandarts. Ook indirect patiëntgebonden werk kan meetellen; het BIG-register publiceert daarvoor de precieze criteria en een rekentool.
• Voor buitenlandse werkervaring gelden aanvullende bewijseisen (registratie in het buitenlandse register plus een Certificate of Current Professional Status).
• Haal je de uren niet — door ziekte, verlof, een sabbatical of parttime afbouwen — dan is er een scholingstraject als alternatieve route.

Deze criteria zijn redelijk stabiel, maar het blijven wettelijke details: controleer bij een naderende herregistratie altijd de actuele eisen op bigregister.nl in plaats van op een blog — ook deze.

Praktisch punt voor praktijkhouders: de urennorm maakt je urenregistratie ineens dubbel nuttig. Een collega die parttime werkt of langdurig uitviel, wil bij de herregistratie kunnen onderbouwen hoeveel uur er daadwerkelijk gewerkt is. Een sluitende registratie is dan goud waard.

KRT: vrijwillig, maar niet vrijblijvend

Het Kwaliteitsregister Tandartsen (KRT) is geen wettelijke plicht, maar veel praktijken — de onze ook — vinden het belangrijk: het maakt bij- en nascholing zichtbaar voor patiënten en verzekeraars. De KRT-norm werkt met een puntensysteem over vijf jaar, verdeeld over vakinhoudelijke scholing, algemene scholing en reflectie (zoals intercollegiaal overleg). De exacte puntenverdeling en het totaal zijn de afgelopen jaren herzien; raadpleeg tandartsregister.nl voor de actuele registratienorm voordat je er teamafspraken op bouwt.

Voor de praktijk betekent KRT vooral: nascholing plannen in plaats van sprokkelen. Wie in jaar vijf ontdekt dat er nog tientallen punten missen, gaat cursussen stapelen om de verkeerde reden.

En de specialisten en zzp'ers?

Twee groepen die in het teamoverzicht makkelijk buiten beeld vallen. Tandarts-specialisten (orthodontisten, mka-chirurgen) hebben naast hun BIG-registratie een specialistenregistratie bij de RGS, met eigen herregistratie-eisen rond werkzaamheden en deskundigheidsbevordering — een extra vervaldatum om vast te leggen. En zzp'ers die structureel in je praktijk werken, verdienen dezelfde check als medewerkers in loondienst: verifieer bij de start de BIG-registratie in het openbare register en noteer de herregistratiedatum. De patiënt in jouw stoel maakt geen onderscheid tussen loondienst en opdracht — en de inspectie ook niet.

Hoe praktijken het overzicht kwijtraken

Het patroon is bijna altijd hetzelfde:

1. De informatie ligt versnipperd — het diploma in een la, het BHV-certificaat in een mailbox, de BIG-datum "in het hoofd" van de medewerker.
2. Niemand is eigenaar — de medewerker denkt "de praktijk let mee", de praktijk denkt "eigen verantwoordelijkheid".
3. Er is geen signaal — een registratie die over acht maanden verloopt, voelt als geen probleem. Tot het er zes weken zijn, midden in de zomervakantie.

De oplossing is niet ingewikkeld: één centrale plek, één eigenaar, en signalen ruim van tevoren.

Het per-medewerker-dossier

Wij hebben voor iedere collega een professioneel registratie-dossier ingericht, met daarin:

• BIG-nummer en herregistratiedatum (tandartsen; bij het BIG-register te verifiëren)
• KRT/KRM-deelname en de stand van de punten
• Bekwaamheidscertificaten — röntgen, gedelegeerde handelingen, sealen/preventie
• BHV, reanimatie/AED met vervaldatum
• AGB-code en overige registraties die voor declaratie en samenwerking nodig zijn

In MyDentApp zit dit als vast onderdeel van het medewerkersdossier: per collega de registraties (BIG, KRT, AGB) met vervaldatums, zodat aflopende registraties tijdig zichtbaar worden in plaats van per toeval. Maar het systeem is niet het punt — een goed bijgehouden spreadsheet verslaat een slecht bijgehouden systeem. Het punt is de routine: één keer per kwartaal loop je als praktijkmanager de lijst langs, en alles wat binnen twaalf maanden verloopt, komt op de actielijst.

De afspraken die het sluitend maken

1. Bij indiensttreding: registraties en certificaten opvragen, BIG-nummer verifiëren in het openbare register, vervaldatums vastleggen. Ook bij zzp'ers — juist bij zzp'ers.
2. Twaalf maanden vóór verval: medewerker attenderen. Voor BIG-herregistratie is dat het moment om de urenopbouw te checken; voor KRT om de puntenbalans op te maken.
3. Periodieke hercontrole in het BIG-register: een registratie kan ook tussentijds wijzigen (voorwaarden, maatregelen). Een jaarlijkse check van het hele team kost een kwartier.
4. Nascholing in het jaarplan: reserveer per zorgverlener scholingsdagen en -budget aan het begin van het jaar. Dan is nascholing een keuze in plaats van een deadline.

Tot slot

Herregistratie is individueel een formaliteit en organisatorisch een risico — precies het soort onderwerp dat om een systeem vraagt in plaats van om geheugen. Eén dossier per medewerker, vervaldatums met een ruime waarschuwingstermijn en een kwartaalcheck: meer is het niet. En verifieer de normen (2.080 uur BIG, de actuele KRT-punten) altijd bij de bron, want daar wordt aan gesleuteld terwijl dit soort artikelen online blijven staan.