Het KEW-dossier in de tandartspraktijk: wat erin moet en wie erop toeziet

Röntgen is voor ons dagelijks gereedschap — en tegelijk het enige onderdeel van de praktijk dat onder de Kernenergiewet (KEW) valt, met de ANVS (Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming) als toezichthouder naast de IGJ. De verplichtingen zijn goed te doen, maar ze moeten wel op papier staan — en dat papier heet het KEW-dossier.

Toen ik onze eigen praktijk doorlichtte, bleek het KEW-dossier het typische voorbeeld van "ooit netjes opgezet, daarna nooit meer aangeraakt". Herkenbaar? Dan is dit de opfrisser.

Eerst de basis: registratie of vergunning

Elke röntgenbron in de praktijk moet bij de ANVS bekend zijn. De hoofdregel in de tandheelkunde:

• Registratie volstaat doorgaans voor de gangbare apparatuur: intraorale röntgen (solo's, bitewings), panoramische apparatuur (OPT) en cefalostaten.
• Vergunning is vereist voor CBCT (cone beam CT) en voor mobiele of draagbare röntgenapparatuur.

Beide regel je digitaal via het ANVS-loket. Twee praktische valkuilen: bij vervanging van een apparaat moet de registratie worden aangepast (het oude apparaat afmelden, het nieuwe aanmelden), en bij een praktijkovername staat de registratie nog op naam van de vorige ondernemer. Check dus na elke wijziging of de tenaamstelling en apparatuurlijst bij de ANVS kloppen — de KNMT publiceerde hierover niet voor niets een "doe de check"-oproep.

De toezichthoudend medewerker stralingsbescherming

De ondernemer (praktijkhouder) is eindverantwoordelijk voor stralingsbescherming, maar de dagelijkse uitvoering ligt bij de toezichthoudend medewerker stralingsbescherming — in de tandheelkunde vaak afgekort tot TMS. Deze rol moet schriftelijk aangewezen zijn en vereist een erkende opleiding voor toezicht in de tandheelkundige radiologie. Voor tandartsen die de stralingsbeschermingsmodule in de opleiding hebben gehaald, is dat meestal gedekt; wie lang geleden is afgestudeerd doet er goed aan te controleren of het diploma nog aan de huidige eisen voldoet en of nascholing nodig is — de eisen zijn met het Besluit basisveiligheidsnormen stralingsbescherming (2018) aangescherpt.

De toezichthouder:

• ziet erop toe dat de werkprotocollen (instellingen, opnametechniek, rechtvaardiging) bekend zijn en gevolgd worden;
• bewaakt dat keuringen, onderhoud en controles van de apparatuur op tijd gebeuren;
• is aanspreekpunt bij afwijkingen en incidenten met straling;
• zorgt dat nieuwe medewerkers geïnstrueerd worden voordat ze met röntgen werken.

Daarnaast geldt: voor bepaalde beoordelingen — zoals de risicoanalyse — moet een geregistreerd stralingsbeschermingsdeskundige betrokken zijn. Voor een standaard tandartspraktijk wordt dat vrijwel altijd extern ingekocht, vaak via de leverancier of een gespecialiseerd bureau.

Wat er in het KEW-dossier hoort

Het KEW-dossier is simpelweg de verzamelmap waarmee je bij een controle van ANVS of IGJ kunt laten zien dat de stralingshygiëne geregeld is. De kerninhoud:

Twee aanvullingen uit de praktijk. Ten eerste: het dossier is pas af als het actueel is — een risicoanalyse van vóór je verbouwing of van vóór de nieuwe OPT beschrijft een praktijk die niet meer bestaat. Ten tweede: leg de jaarlijkse controles en de nascholing in een terugkerende jaarplanning, anders schuiven ze eindeloos door.

De koppeling met je team: bevoegd en bekwaam

Röntgen is ook een taakdelegatie-onderwerp. Assistenten die opnamen maken, doen dat in opdracht en onder de voorwaarden van de Wet BIG en de KNMT-richtlijn Tandheelkundige Radiologie: aantoonbare scholing, heldere werkafspraken en toezicht. De certificaten horen dus zowel conceptueel in je KEW-dossier als in het personeelsdossier van de medewerker.

Wij houden dat per medewerker digitaal bij: in MyDentApp heeft iedere collega een eigen registratie-dossier waarin naast BIG- en KRT-gegevens ook de röntgenbekwaamheid met vervaldatum staat, zodat verlopen certificaten opvallen vóórdat een inspecteur ze opmerkt. Hoe je dat voor het hele team organiseert, staat in het artikel over BIG- en KRT-registraties bijhouden.

De fouten die ik het vaakst tegenkom

Uit gesprekken met praktijkhouders en praktijkmanagers komt steeds hetzelfde rijtje terug:

1. De registratie klopt niet meer met de werkelijkheid — het oude intraorale toestel is jaren geleden vervangen, maar staat nog bij de ANVS; het nieuwe staat nergens.
2. De risicoanalyse is van vóór de verbouwing — nieuwe kamerindeling, zelfde oude document.
3. De aanwijzing van de toezichthouder is nooit op papier gezet — "dat ben ik natuurlijk zelf" telt pas als het er schriftelijk staat.
4. Nascholing stralingsbescherming is blijven liggen — zeker bij teams waar assistenten al lang geleden hun röntgencursus deden en er nooit een opfrissing volgde.
5. Het zwangerschapsbeleid ontbreekt — wat spreek je af met een zwangere medewerker over werken rond röntgenapparatuur? Dat hoort als werkafspraak in het dossier, niet als improvisatie op de dag dat het speelt.

Geen van deze punten is duur of moeilijk te repareren; ze vragen alleen om één iemand die het dossier eigenaarschap geeft.

Jaarlijkse mini-audit van vijf vragen

Zet één moment per jaar in de agenda en beantwoord:

1. Klopt de apparatuurlijst bij de ANVS nog met wat er in de praktijk staat?
2. Zijn de periodieke controles en het onderhoud van dit jaar uitgevoerd én gedocumenteerd?
3. Beschrijft de risicoanalyse nog de huidige situatie (ruimtes, apparatuur, werkwijzen)?
4. Is de stralingsbekwaamheid van alle betrokken medewerkers actueel?
5. Zijn er incidenten geweest, en zijn die geregistreerd en opgevolgd?

Vijf keer "ja" betekent dat een controle geen stress hoeft op te leveren.

Tot slot

Het KEW-dossier is geen bureaucratisch monument maar een inhoudsopgave van je stralingshygiëne. De regelgeving (Kernenergiewet, Besluit basisveiligheidsnormen stralingsbescherming) kent details en drempels die periodiek wijzigen — controleer de actuele eisen bij de ANVS en in de KNMT-richtlijn Tandheelkundige Radiologie voordat je je dossier definitief inricht. Maar het skelet hierboven staat al jaren overeind: weten wat je hebt, weten wie toeziet, en kunnen laten zien dat het onderhouden wordt.