IGJ-inspectie in de tandartspraktijk: de complete checklist

De eerste keer dat ik als praktijkmanager een IGJ-bezoek voorbereidde, was mijn reflex: "wij doen het toch goed?" Dat is precies de valkuil. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd beoordeelt niet of je het goed doet, maar of je het goed doen kunt aantonen. Het verschil tussen die twee bepaalt hoe zo'n bezoek verloopt.

In dit artikel loop ik door de onderwerpen die in de mondzorg in de praktijk het zwaarst wegen, en sluit ik af met een checklist die je aan de muur van de sterilisatieruimte kunt hangen.

Hoe de IGJ naar een tandartspraktijk kijkt

De IGJ houdt risicogestuurd toezicht. Dat betekent: thematische rondes (infectiepreventie en radiologie zijn terugkerende thema's in de mondzorg), en daarnaast bezoeken naar aanleiding van meldingen of calamiteiten. Een inspecteur toetst aan de wet (Wet BIG, Wkkgz, Kernenergiewet, AVG) en aan de veldnormen — voor ons vak vooral de Richtlijn Infectiepreventie in Mondzorgpraktijken en de KNMT-richtlijn Tandheelkundige Radiologie.

Het gesprek begint zelden met een verrassing. De vragen zijn voorspelbaar: laat zien dat. Laat zien dat de autoclaaf vrijgegeven wordt. Laat zien dat de assistente die solo röntgenfoto's maakt daarvoor is opgeleid. Laat zien dat een patiënt met een klacht weet waar hij terechtkan.

De zes onderwerpen die vrijwel altijd terugkomen

1. Infectiepreventie en sterilisatie

Dit is in de mondzorg het meest getoetste thema. De inspecteur wil de sterilisatieruimte zien (scheiding vuil/schoon), maar vooral de registratie: vrijgave van autoclaafcycli, testresultaten, onderhouds- en validatierapporten, en de waterkwaliteit van de units. Een logboek met gaten van drie weken vertelt een eigen verhaal. Hoe je die registratie sluitend krijgt zonder dat het een dagtaak wordt, beschrijf ik in een apart artikel over sterilisatie-registratie.

2. Radiologie en het KEW-dossier

Röntgen is het tweede klassieke thema: is de apparatuur geregistreerd of vergund bij de ANVS, is er een toezichthoudend medewerker stralingsbescherming aangewezen, en is het KEW-dossier compleet en actueel? Zie het artikel over het KEW-dossier voor de volledige inhoudsopgave.

3. Taakdelegatie: bevoegd én bekwaam

Wie maakt in jouw praktijk röntgenfoto's, wie geeft anesthesie, wie doet gebitsreiniging? De inspectie kijkt of gedelegeerde handelingen aan de eisen van de Wet BIG voldoen: opdracht door een bevoegde, aantoonbare bekwaamheid van de uitvoerder, en toezicht en tussenkomst waar dat nodig is. "Ze doet het al tien jaar" is geen bekwaamheidsbewijs; een certificaat, een inwerkprogramma en periodieke evaluatie wel. Houd per medewerker een dossier bij met diploma's, certificaten en BIG-registraties.

4. Klachtenregeling en Wkkgz

Elke praktijk moet een laagdrempelige klachtenregeling hebben: een onafhankelijke klachtenfunctionaris, aansluiting bij een erkende geschilleninstantie, en informatie daarover die de patiënt daadwerkelijk kan vinden (website, wachtkamer). Ook het intern melden en leren van incidenten (VIM) hoort bij dit thema. Meer daarover in het Wkkgz-artikel.

5. Dossiervoering

De inspecteur kan (geanonimiseerd of met toestemming) dossiers inzien: is de anamnese actueel, is er een behandelplan, wordt informed consent vastgelegd, staan verwijzingen en röntgenverslagen erin? Dossiervoering is ook je eigen verzekering bij een klacht — een goed dossier beschermt de behandelaar net zo goed als de patiënt.

6. Personeel en bevoegdheden op orde

Denk aan: geldige BIG-registraties van tandartsen en mondhygiënisten (controleer die periodiek, niet alleen bij indiensttreding), functieomschrijvingen, en afspraken met zzp'ers waaruit blijkt wie waarvoor verantwoordelijk is.

"Aantoonbaar klaar": hoe je dat organiseert

Het patroon in alle zes onderwerpen is hetzelfde: de norm kennen, de norm vertalen naar een werkafspraak, en het naleven vastleggen. In onze eigen praktijk hebben we dat zo ingericht:

• Protocollen zijn geen la-documenten. Elk protocol heeft een eigenaar en een herzieningsdatum, en nieuwe of gewijzigde protocollen worden door het hele team gelezen én afgetekend. Wij doen dat digitaal — in de compliance-module van MyDentApp zien we per protocol wie het gelezen en ondertekend heeft, en bij belangrijke protocollen hangt er een korte kennistoets aan. Dat is precies het soort bewijs waar een inspecteur naar vraagt.
• Registraties gebeuren op het moment zelf, niet achteraf "bijgewerkt". Een registratie die elke dag twee minuten kost, houd je vol; een maandelijkse inhaalslag niet.
• Eén jaarplanning voor terugkerende verplichtingen: validatie autoclaaf, onderhoud röntgenapparatuur, actualisatie RI&E, BIG-checks, herziening protocollen.

De checklist

Print deze lijst, loop hem één keer per kwartaal langs met je praktijkmanager of een collega, en noteer per punt waar het bewijs ligt. Dat laatste is de helft van het werk: niet alléén op orde zijn, maar binnen vijf minuten kunnen laten zien dát je op orde bent.

Tot slot

Een IGJ-bezoek is geen examen dat je in de week ervoor kunt leren. Het is een foto van hoe je praktijk elke dag werkt. Wie registratie en protocollen in de dagelijkse routine heeft zitten, hoeft voor die foto niet te poseren. Controleer de actuele toetsingskaders altijd bij de bron — de IGJ publiceert haar toezichtthema's en rapporten op igj.nl, en de KNMT houdt de veldnormen bij.