Sterilisatie-registratie in de tandartspraktijk: wat je dagelijks, wekelijks en maandelijks vastlegt

"Wij steriliseren echt goed, hoor." Dat geloof ik direct — vrijwel elke praktijk doet dat. Maar bij een inspectiebezoek of een klacht is de vraag nooit óf je het goed doet. De vraag is: kun je het laten zien? Een sterilisatieproces zonder registratie bestaat, voor een inspecteur of een tuchtrechter, simpelweg niet.

In dit artikel deel ik hoe wij in onze praktijk de registratie hebben ingericht: wat er dagelijks, wekelijks, maandelijks en jaarlijks wordt vastgelegd, en hoe je dat volhoudt zonder dat het een administratieve straf wordt.

Waarom "aantoonbaar" belangrijker is dan "we doen het wel"

De Richtlijn Infectiepreventie in Mondzorgpraktijken is de veldnorm waarlangs de IGJ toetst. Die richtlijn vraagt niet alleen om een correct proces (reinigen → desinfecteren → verpakken → steriliseren → vrijgeven → opslaan), maar om borging: testen die bewijzen dat het proces werkt, en registraties die bewijzen dat de testen zijn gedaan.

Het pijnlijke is: een praktijk die feilloos steriliseert maar niets vastlegt, staat er op papier slechter voor dan een praktijk met een incident dat netjes geregistreerd en opgevolgd is. Registratie is geen bureaucratie bovenop je kwaliteit — het ís je kwaliteit, in een vorm die je kunt overleggen.

Wat je dagelijks vastlegt

De dagelijkse routine is het fundament. Bij ons hoort dit bij het openen en sluiten van de sterilisatieruimte:

• Vrijgave per autoclaafcyclus — datum en tijd, programmakeuze, procesresultaat (de autoclaaf print of logt de parameters), controle van de indicatoren op de verpakking, en een paraaf of digitale aftekening van degene die vrijgeeft. Géén vrijgave = instrumentarium niet gebruiken.
• Dagelijkse procestest — afhankelijk van je autoclaaf en richtlijn een helixtest en/of Bowie & Dick-test vóór de eerste beladen cyclus, met vastlegging van het resultaat.
• Doorspoelen van de behandelunits — aan het begin van de dag en tussen patiënten, volgens het spoelprotocol. Het dagelijkse spoelen zelf hoeft niet per unit geregistreerd te worden zolang het in je protocol geborgd is, maar afwijkingen (unit buiten gebruik, storing) leg je wél vast.
• Thermodesinfector-cycli — net als de autoclaaf: resultaat en vrijgave.

Klinkt veel, is het niet: met een vaste routine kost dit een paar minuten per dag. De valkuil is "straks even" — registreer op het moment zelf.

Wat je wekelijks en maandelijks vastlegt

• Waterkwaliteit van de units (DUWL) — periodieke controle van de waterkwaliteit, bijvoorbeeld met kiemgetalmetingen (kve), volgens de frequentie in je richtlijn en het advies van je leverancier. Leg de meetdatum, het resultaat en de eventuele actie vast (extra desinfectie, hermeten).
• Controle van voorraden en indicatoren — houdbaarheidsdatum van sterilisatie-indicatoren en verpakkingsmateriaal.
• Schoonmaakregistratie van de sterilisatieruimte — wie, wanneer, volgens welk schema.

De exacte frequenties verschillen per situatie (type unit, type waterbehandeling, resultaten van eerdere metingen). Neem de frequenties uit de actuele richtlijn over in je eigen protocol, dan hoeft niemand het uit het hoofd te weten.

Wat je jaarlijks vastlegt

• Validatie van de autoclaaf — de jaarlijkse (her)validatie door een gekwalificeerde partij, met het rapport in je dossier.
• Onderhoud van autoclaaf en thermodesinfector — onderhoudsrapporten van de leverancier.
• Herziening van het infectiepreventieprotocol — is het protocol nog actueel, en heeft het team de wijzigingen gelezen?
• Scholing — wie heeft welke infectiepreventietraining gevolgd? Ook dat is een registratie.

Het overzicht in één tabel

Traceerbaarheid: de stap die je registratie volwassen maakt

Registreren dat een cyclus goed was, is niveau één. Niveau twee is traceerbaarheid: kunnen herleiden welk instrumentarium in welke cyclus zat — en bij kritisch instrumentarium (chirurgie, implantologie) idealiter ook bij welke patiënt het gebruikt is. Dat klinkt zwaarder dan het is: een batch- of cyclusnummer op de verpakking bij het vrijgeven, en dat nummer noteren bij chirurgische behandelingen. Mocht er ooit een cyclus achteraf ondeugdelijk blijken, dan weet je binnen minuten welke sets en welke patiënten het betreft, in plaats van te moeten gokken. Voor de dagelijkse restauratieve praktijk is patiëntkoppeling doorgaans niet vereist — check wat jouw richtlijn vraagt — maar het cyclusnummer op de verpakking kost niets en maakt elke discussie kort.

Papier of digitaal?

Papier mag. Maar in de praktijk zie ik (en zag ik bij onszelf) drie problemen: logboeken raken vol of kwijt, een vergeten dag valt pas weken later op, en terugzoeken bij een vraag ("welke cyclus zat instrumentarium X in?") is vrijwel onmogelijk.

Wij zijn overgestapt op digitale registratie: de sterilisatie- en waterlogboeken zitten in MyDentApp, met een vaste dagchecklist per ruimte. Het grootste voordeel is niet eens het gemak, maar het signaal: een ontbrekende registratie is dezelfde dag zichtbaar, in plaats van bij de jaarcontrole — of erger, bij de inspectie.

Drie afspraken die het volhouden makkelijk maken

1. Eén eigenaar per registratie. "Iedereen doet het" betekent dat niemand het doet. Wijs per dagdeel of per ruimte één verantwoordelijke aan, met een achtervang bij afwezigheid.
2. Registreren op het moment zelf. Bouw het in de routine: vrijgave hoort bij het uitladen van de autoclaaf, niet bij het koffiemoment erna.
3. Maandelijkse minicheck. Eén keer per maand tien minuten: zijn er gaten, zijn de acties op afwijkingen afgerond, komt de validatie eraan? Zo blijft de jaarlijkse controle een formaliteit.

Tot slot

Sterilisatie-registratie is geen doel op zich — het is het verschil tussen "wij doen het goed" en "wij kunnen laten zien dat we het goed doen". Dat tweede is wat de patiënt, de richtlijn en de inspectie van ons vragen. Controleer de exacte eisen en frequenties altijd in de actuele Richtlijn Infectiepreventie in Mondzorgpraktijken (via KNMT), want die details worden periodiek herzien.