Wat kost praktijksoftware voor je tandartspraktijk?

Wie prijzen van praktijksoftware zoekt, vindt vooral één antwoord: "vraag een offerte aan". Dat is geen toeval — wie zijn prijs niet noemt, hoeft hem ook niet te verdedigen. Als tandarts én praktijkmanager heb ik zelf jaren de facturen van losse pakketten, spreadsheets en abonnementen verwerkt voordat ik precies wist wat de praktijkvoering eigenlijk kostte. Dit artikel is het overzicht dat ik destijds zelf had willen vinden: wat kost praktijksoftware voor een tandartspraktijk écht — inclusief de posten die niet in de brochure staan.

Eén ding vooraf: dit gaat over praktijkmanagement-software — rooster, personeel, uren, kwaliteit, financiën, marketing. Je EPD (patiëntendossiers en declaraties) is een aparte categorie met eigen kosten, en die vervang je hier niet mee.

Waar de kosten vandaan komen

Een gemiddelde praktijk die "gewoon digitaal wil werken" heeft al snel tools nodig voor:

• Rooster & planning — wie werkt wanneer, diensten, ruilen
• Urenregistratie — in-/uitklokken, urenstaten, het maandrapport voor de boekhouder
• HR & verlof — verlofaanvragen, verzuim, contracten, dossiers
• Kwaliteit & compliance — sterilisatie-registratie, WKKGZ, KEW, RI&E, protocollen
• Financieel inzicht — uitgaven, kasstroom, declaraties van het team
• Marketing & reviews — social media, reviewverzoeken

Voor elk van die categorieën bestaan losse (vaak prima) tools. Het probleem is de optelsom — en het koppelwerk ertussen.

Rekensom: losse tools naast elkaar

Reken even mee met realistische Nederlandse maandprijzen per categorie:

Voor een praktijk met acht tot tien medewerkers kom je zo — afhankelijk van hoeveel je digitaliseert — grofweg uit op €150 tot €550 per maand. Op onze eigen prijzenpagina rekenen we hetzelfde voor: wie de functies van ons middelste pakket met losse tools nabouwt, is al snel zo'n €350 per maand kwijt. En dan heb je nog steeds vijf inlogsystemen, vijf facturen en nul koppelingen: de uren uit tool A typ je alsnog over in tool B.

Let bij losse tools vooral op het prijsmodel per medewerker. Dat voelt klein ("maar €5 per persoon!"), maar een groeiend team maakt elke maand duurder — en in een praktijk werken naast de behandelaars ook assistenten, balie en zzp'ers die allemaal een account nodig hebben.

De verborgen kosten die niet in de brochure staan

Wie offertes opvraagt bij praktijksoftware-leveranciers, komt een paar terugkerende posten tegen die de "vanaf-prijs" flink kunnen oprekken:

1. Implementatie- en setupkosten. Eenmalige bedragen van honderden tot duizenden euro's voor "inrichting en training" zijn in deze markt geen uitzondering.
2. Prijs per gebruiker of per behandelstoel. De vanaf-prijs geldt voor de kleinste variant; elke stoel of collega erbij tikt aan.
3. Modules die los bijgekocht moeten worden. Het basispakket blijkt een casco; kwaliteitsmanagement of rapportages kosten extra.
4. Supportcontracten. Hulp bij vragen zit niet altijd in de prijs.
5. Jaarcontracten met stilzwijgende verlenging. Uitproberen kan dan feitelijk niet — je zit er een jaar aan vast.
6. Datamigratie bij vertrek. Vraag vooraf wat het kost (en of het überhaupt kan) om je eigen data mee te nemen als je stopt.

Geen van deze posten is per definitie oplichterij — maar je wilt ze kennen vóór je tekent. Een leverancier die zijn prijs publiek op de website zet, heeft op al deze punten meestal minder te verstoppen.

De btw-valkuil voor tandartsen

Hier gaat het in vergelijkingen vaak mis. Softwareprijzen worden vrijwel altijd exclusief btw geadverteerd — logisch voor de meeste bedrijven, want die vorderen de btw terug. Maar de meeste tandheelkundige zorg is vrijgesteld van btw, en daardoor kun je als praktijk de btw op je inkoop meestal niet (volledig) terugvorderen. Die 21% is voor jou dus geen doorloopposte maar echte kostprijs.

Concreet: "€99 excl. btw" is voor een tandartspraktijk in werkelijkheid bijna €120. Vergelijk aanbiedingen daarom altijd op de prijs inclusief btw — en wees alert wanneer een leverancier dat verschil klein laat lijken.

Wat kost MyDentApp? (onze eigen prijzen, gewoon openbaar)

Wij vinden dat je de prijs van praktijksoftware niet achter een offerte-formulier hoort te zoeken. Dit betaal je bij MyDentApp — bedragen per praktijk per maand, inclusief 21% btw:

Bij elk pakket geldt hetzelfde, zonder kleine lettertjes:

• Onbeperkt teamleden — nooit een prijs per gebruiker of per stoel
• Geen setup- of implementatiekosten
• Maandelijks opzegbaar — geen jaarcontract
• 14 dagen gratis proberen, zonder creditcard — je betaalgegevens zijn pas nodig als je bewust doorgaat
• Support inbegrepen, en je data blijft van jou (eigen database per praktijk, altijd te exporteren)

Heb je meerdere vestigingen? Elke extra locatie draait onder dezelfde login tegen een gereduceerd tarief (vanaf €89 per maand, afhankelijk van het pakket van die locatie).

Zo maak je zelf een eerlijke vergelijking

Welke software je ook overweegt — leg aanbieders langs deze meetlat:

1. Tel de échte maandprijs op: basisprijs + gebruikers + modules + support, inclusief btw.
2. Deel eenmalige kosten uit over 24 maanden en tel ze bij de maandprijs op.
3. Reken je huidige losse abonnementen bij elkaar — inclusief de tools die je "erbij" hebt genomen en half gebruikt.
4. Waardeer je eigen tijd. Elke maand uren overtypen tussen systemen is óók kostprijs — vaak de grootste post van allemaal.
5. Check de exit: maandelijks opzegbaar? Data exporteerbaar? Dan is proberen risicoloos.

De goedkoopste software is uiteindelijk niet het laagste bedrag op de factuur, maar het pakket dat het meeste losse tools vervangt tegen een prijs die je vooraf kent. Precies daarom zetten wij onze prijzen gewoon op de website — en kun je 14 dagen gratis zelf rekenen of het klopt.